বেশিরভাগ মালিক আর ম্যানেজার জীবনে অন্তত একবার কাউকে কাজ দিয়ে ঠকেছেন: কাজ হয়নি, বা হয়েছে ভুলভাবে। তারপর সিদ্ধান্ত: এখন থেকে নিজেই করব। কিন্তু এভাবে চললে আপনার সময়ই হয়ে ওঠে ব্যবসার সবচেয়ে বড় বাধা। সমস্যাটা সাধারণত ডেলিগেশনে নয়, কাজ বুঝিয়ে দেওয়ার ধরনে।
ধাপ ১: কাজ নয়, ফল বুঝিয়ে দিন
"ফেসবুকে পোস্ট দিও" নয়; বলুন, "এই সপ্তাহে নতুন কালেকশনের চারটা পোস্ট, প্রতিটায় দাম আর অর্ডারের উপায় পরিষ্কার থাকবে।" কেমন হলে কাজটাকে "ভালো হয়েছে" ধরবেন, সেটা শুরুতেই বলুন।
ধাপ ২: কেন জরুরি, সেটা বলুন
প্রেক্ষাপট জানলে মানুষ নিজেই ভালো সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। "এই কাস্টমার আমাদের সবচেয়ে বড় অর্ডারদাতা, তাই উত্তর আজকেই যাওয়া দরকার": এক বাক্যে অনেক ভুল এড়ানো যায়।
ধাপ ৩: সিদ্ধান্তের সীমা ঠিক করুন
কতটুকু নিজে সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন, পরিষ্কার করুন। একটা সহজ মাপকাঠি:
- শুধু তথ্য আনো, সিদ্ধান্ত আমি নেব।
- প্রস্তাব দাও, আমি অনুমোদন দেব।
- সিদ্ধান্ত নাও, পরে জানিয়ো।
- পুরোটা তোমার।
নতুন কাউকে শুরুতে ২ নম্বরে রাখুন। ভালো করলে ৩-এ তুলুন।
ধাপ ৪: খোঁজ নেওয়ার সময় আগে থেকেই ঠিক করুন
বারবার "কেমন চলছে?" জিজ্ঞেস করা মানে নিয়ন্ত্রণ ফিরিয়ে নেওয়া। শুরুতেই ঠিক করুন কবে দেখবেন, যেমন বুধবার দুপুরে ১০ মিনিট, খসড়া নিয়ে। বাকি সময় ছেড়ে দিন।
ধাপ ৫: শেষে দুই মিনিটের পর্যালোচনা
কাজ শেষে দুটো প্রশ্ন: কী ভালো হয়েছে? পরের বার কী বদলাব? এভাবে প্রতিটা ডেলিগেশন মানুষটাকে পরের বারের জন্য আরও দক্ষ করে।
কোন কাজ আগে ছাড়বেন
একটা তালিকা করুন: যে কাজগুলো বারবার আসে, আপনার কাছে বিশেষ আনন্দের নয়, আর অন্য কেউ ৮০% ভালো করতে পারবেন। শুরু করুন সেখান থেকে। নিজের সময় রাখুন সেই কাজগুলোর জন্য, যা শুধু আপনিই পারেন: বড় কাস্টমার, নতুন সুযোগ, টিম গড়া।
এই সপ্তাহের কাজ: প্রতি সপ্তাহে নিজে করেন এমন একটা কাজ বেছে নিন, আর ওপরের পাঁচ ধাপ মেনে সেটা একজনকে বুঝিয়ে দিন।