অনেক মালিক ব্যবসা চালান অনুভূতি দিয়ে: এই মাসটা ভালো গেল, ওই মাসে চাপ ছিল। অনুভূতি জরুরি, কিন্তু সিদ্ধান্তের জন্য যথেষ্ট নয়। মাসের প্রথম সপ্তাহে এক ঘণ্টা বসে এই পাঁচটা সংখ্যা লিখুন। তিন মাস পর দেখবেন, কোন সিদ্ধান্ত কাজ করছে আর কোনটা করছে না।
১. বিক্রি, গত বছরের একই মাসের পাশে
শুধু গত মাসের সাথে মেলালে ঈদ, পূজা বা মৌসুমের প্রভাবে ভুল ধারণা হয়। গত বছরের একই মাসের পাশে রাখলে আসল গতিটা বোঝা যায়।
২. গ্রস মার্জিন
বিক্রি থেকে পণ্যের সরাসরি খরচ বাদ দিয়ে যা থাকে, বিক্রির শতাংশ হিসেবে। ১০০ টাকার বিক্রিতে পণ্যের খরচ ৬০ হলে মার্জিন ৪০%। বিক্রি বাড়ছে কিন্তু মার্জিন কমছে মানে: হয় বেশি ছাড় দিচ্ছেন, নয়তো খরচ বাড়লেও দাম বাড়াননি।
৩. একটা নতুন অর্ডার আনতে খরচ
মাসের মোট বিজ্ঞাপন আর মার্কেটিং খরচকে নতুন কাস্টমারের অর্ডারের সংখ্যা দিয়ে ভাগ করুন। ২০,০০০ টাকা খরচে ১০০টা নতুন অর্ডার মানে প্রতি অর্ডারে ২০০ টাকা। এই সংখ্যা যদি প্রতি অর্ডারের লাভের কাছাকাছি পৌঁছে যায়, তাহলে বিজ্ঞাপন আসলে লোকসান কিনছে।
৪. পুরনো কাস্টমারের অর্ডারের হার
মাসের মোট অর্ডারের কত শতাংশ এসেছে আগের কাস্টমারদের কাছ থেকে। এই হার বাড়া মানে, মানুষ আপনার পণ্যে সন্তুষ্ট, আর আপনার বিক্রি বিজ্ঞাপনের ওপর কম নির্ভরশীল।
৫. হাতে কত মাসের খরচ আছে
অ্যাকাউন্টে যত টাকা আছে, সেটাকে মাসের নির্দিষ্ট খরচ (বেতন, ভাড়া, কিস্তি) দিয়ে ভাগ করুন। তিন মাসের কম হলে বড় কোনো নতুন খরচের আগে দুবার ভাবুন।
কীভাবে রাখবেন
একটা স্প্রেডশিটে পাঁচটা সারি, প্রতি মাসে একটা কলাম। এর বেশি জটিল কিছু লাগে না। লাগে নিয়মিত হওয়া: প্রতি মাসের একই দিনে, একই পদ্ধতিতে।
সংখ্যা দেখার পর
প্রতিটা সংখ্যার পাশে এক লাইন লিখুন: এই মাসে এটা বদলেছে কেন, আর আগামী মাসে কী করব। সংখ্যা দেখা অর্ধেক কাজ; বাকি অর্ধেক হলো ওই এক লাইনের সিদ্ধান্ত।
এই সপ্তাহের কাজ: গত তিন মাসের জন্য পাঁচটা সংখ্যা বের করে একটা শিটে বসান। যেটা খুঁজে পেতে সবচেয়ে কষ্ট হলো, সেটাই আপনার হিসাবের সবচেয়ে দুর্বল জায়গা।